
In jedem Unternehmen sammeln sich im Laufe der Zeit Unmengen an Dokumenten und Akten an. Doch was tun, wenn diese nicht mehr benötigt werden?
Einfach wegwerfen ist keine Option, denn sensible Daten von Kunden, Mitarbeitern oder Geschäftspartnern unterliegen strengen Datenschutzvorgaben. Um sicherzustellen, dass Ihre Aktenvernichtung datenschutzkonform abläuft, haben wir für Sie eine praktische Checkliste zusammengestellt.
Warum ist datenschutzkonforme Aktenvernichtung für Unternehmen so wichtig?
Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, personenbezogene Daten sicher zu schützen. Ein unsachgemäßer Umgang mit sensiblen Informationen kann schwerwiegende Folgen haben: von hohen Strafen nach der DSGVO bis hin zu einem massiven Vertrauensverlust bei Kunden. Deshalb ist eine professionelle Aktenvernichtung unerlässlich.
Die Checkliste für sichere Aktenvernichtung
1. Akten prüfen und sortieren
Überprüfen Sie, welche Dokumente vernichtet werden können.
Beachten Sie gesetzliche Aufbewahrungsfristen (z. B. für Steuerunterlagen oder Verträge).
Trennen Sie Akten mit personenbezogenen Daten von allgemeinen Dokumenten.
2. Datenschutzvorgaben einhalten
Stellen Sie sicher, dass alle Prozesse zur Aktenvernichtung DSGVO-konform sind.
Arbeiten Sie nur mit zertifizierten Dienstleistern, die nach DIN 66399 (Sicherheitsstufen für Datenvernichtung) arbeiten.
3. Den richtigen Vernichtungsweg wählen
Interne Vernichtung: Nutzen Sie einen Aktenvernichter mit der Sicherheitsstufe, die zu den Daten passt.
Externe Vernichtung: Beauftragen Sie einen professionellen Anbieter wie KK Umwelt, der den gesamten Prozess übernimmt.
4. Sichere Aufbewahrung vor der Vernichtung
Lagern Sie die Akten, die vernichtet werden sollen, sicher, bis sie abgeholt oder bearbeitet werden.
Verwenden Sie abschließbare Behälter, um den Zugriff durch Unbefugte zu verhindern.
5. Vernichtungszertifikat einholen
Lassen Sie sich nach Abschluss der Aktenvernichtung ein Zertifikat ausstellen.
Dieses Dokument dient als Nachweis, dass die Vernichtung DSGVO-konform durchgeführt wurde.
Die Vorteile einer professionellen Aktenvernichtung
Die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Dienstleister bringt zahlreiche Vorteile:
Zeitersparnis: Sie und Ihr Team müssen sich nicht selbst um die Vernichtung kümmern.
Sicherheit: Ihre Daten werden garantiert nach höchsten Standards vernichtet.
Flexibilität: Ob einmalige Großaktionen oder regelmäßige Abholungen, ein guter Anbieter passt sich Ihren Bedürfnissen an.
Warum KK Umwelt der richtige Partner ist
Mit KK Umwelt setzen Sie auf einen erfahrenen Dienstleister, der datenschutzkonforme Aktenvernichtung schnell, einfach und zuverlässig durchführt. Wir bieten:
Abschließbare Sicherheitsbehälter für Ihre Akten.
Flexiblen Service, der auf Ihre Anforderungen abgestimmt ist.
Zertifikate, die Ihnen absolute Sicherheit geben.
Fazit: Datenschutz beginnt bei der Aktenvernichtung
Eine datenschutzkonforme Aktenvernichtung für Unternehmen ist nicht nur Pflicht, sondern auch eine Chance, Vertrauen bei Ihren Kunden und Partnern zu stärken. Mit unserer Checkliste sind Sie bestens vorbereitet – und wenn Sie Unterstützung benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Seite.